در تاریخ 1390/10/4 در شهرداری منطقه 9 با مسئول فرهنگی اجتماعی شهرداری منطقه 9 جناب آقای محسنی جلسه ای برگزار شد که بنا بر بهبود هر چه بهتر برگزار شدن هیئت و اهداف ما از برگزاری این هیئت چیست گفتگو شد و به مصوباتی رسیدم ولی چون از لحاظ بودجه ما ضعیف بودیم  و در هیئت خود سیستم صوتی مستقل نداشتیم مصوب شد که مبلغ 5000000 ریال به ما بدهند برای خرید اکو که هرموقع به ما دادن ما در همین صفحه اعلام میکنیم 

برخی از اعضای شورای هیئت که در این جلسه حضور داشتن :

1. مسئول هیئت : آقای علی نصیری

2. مسئول مالی و هماهنگی : آقای مصطفی قاسمی

3. مسئول صوت و تصویر : آقای جواد استاد غلامی

4. مسئول تزئینات : آقای مرصاد خوشبخت 

5. مسئول تدارکات : آقای محمد مهدی زارع